Przenośna „dziura” w Excelu, czyli narzędzie „Aparat fotograficzny”

Jednym z bardzo przydatnych, a jednocześnie mało znanym narzędziem Excela jest „aparat fotograficzny”. Powodem jego małej popularności może być fakt, że narzędzie jest nieco „zagrzebane” w programie. Niezależnie od tego czy instalujesz Excela 2003 czy 2007, „aparat fotograficzny” nie jest od razu dostępny (lub może inaczej – jest dostępny, ale go ….nie widać). Trzeba go sobie samemu dodać do paska narzędzi w przypadku Excela 2003 lub paska szybkiego uruchamiania w wersji 2007.

Do czego służy narzędzie „aparat fotograficzny” ?

Przy pomocy narzędzia możesz wykonać, swego rodzaju, „zdjęcie” wybranego zakresu komórek w Excelu i wstawić je sobie w dowolnym miejscu dowolnego skoroszytu. „Zdjęcie” takie umieszczane jest na osobnej warstwie i zachowuje się każda grafika. Możesz je sobie zwiększać, zmniejszać, przesuwać, obracać etc. Co najważniejsze jednak, „zdjęcie” w każdym momencie pokazuje dokładnie to co dzieje się w sfotografowanym obszarze. Każda zmiana danych źródłowych (oraz ich wyglądu) jest od razu widoczna na „zdjęciu”.

Jeżeli chcesz możesz pomyśleć o narzędziu także w inny sposób. Wyobraź sobie, że masz czarodziejską „czarną dziurę”, która umożliwia widzenie przez ściany (w naszym przypadku ścianą będzie arkusz Excela). Rzucasz więc sobie taką „dziurę” na jeden arkusz i widzisz przez nią wszystko to co dzieję się w innym miejscu Twojego skoroszytu.

Jak można to wykorzystać ?

Wyobraź sobie, że chciałbyś jakoś ładnie zaprezentować dane w arkuszu. Najprostszy sposób to oczywiście odpowiednie sformatowanie komórek/wierszy/kolumn Excela. Wszystko może wyglądać na przykład tak jak na rysunku poniżej.

W przypadku, gdy nie masz w arkuszu zbyt wielu innych danych takie rozwiązanie jak najbardziej spełni swoją rolę. Gorzej sprawa będzie wyglądała jeżeli przygotowana tabelka jest tylko jednym z wielu elementów przygotowywanego arkusza (raportu na przykład). Jak widzisz na rysunku rozmiary kolumn B i E oraz wierszy 3,5,7,9 i 11 zostały zmienione. Pozostaną już one takie dla wszystkich pozostałych danych.

Jeżeli teraz chciałabyś umieścić poniżej kolejną tabelkę, ale sformatować ją nieco inaczej (powiedzmy, że kolumna B powinna być teraz o wiele szersza) to okazuje się, że …się nie da. To znaczy da się, ale spowoduje to automatyczne „rozjechanie się” pierwszej tabelki.

W takich właśnie przypadkach doskonałym rozwiązaniem jest przygotowanie wyglądu każdej z tabelek w osobnych arkuszach, a następnie, przy pomocy narzędzia aparat fotograficzny, zrobienie „zdjęć” odpowiednich obszarów i wstawienie ich do docelowego arkusza z raportem. Następnie możesz je już sobie dowolnie ustawiać, obracać, skalować. Dzięki czemu Twój arkusz może wyglądać DOKŁADNIE tak jak to sobie zaplanowałeś.

Na animacji poniżej widać dwa skoroszyty. W jednym z nich (po prawej stronie) przygotowałem sobie dane, które chcę pokazać, następnie zrobiłem „zdjęcie” i umieściłem je w drugim skoroszycie (tym po lewej stronie). Widać wyraźnie, że „zdjęcie pływa” sobie na osobnej warstwie ponad danymi liczbowymi, które dla celów czysto poglądowych umieściłem w komórkach arkusza. Dodatkowo możesz zobaczyć, że każda zmiana danych w skoroszycie po prawej stronie jest automatycznie uwzględniana na „zdjęciu”.

Jak dodać narzędzie „Aparat fotograficzny” do paska narzędzi Excela 2003 ?

Tyle na dzisiaj. Miłego „fotografowania”

Marcin

Tagged as: aparat fotograficzny, Formatowanie, narzędzia w Excelu, pasek narzędzi